Caelum bietet alle notwendigen Funktionen für die Verwaltung und Verrechnung von kleinen bis große Friedhöfe.

  • Vollständiger Import alle bestehenden Bestandsdaten möglich
    • Voraussetzung: Zugriffsmöglichkeit auf Datenbank des Fremdprodukts und vorhandene Datenbeschreibung der Bestandsdatenbank, oder eine Export-Schnittstelle aus dem Fremdprodukt
    • Import der Bestandsdaten über eine eigene, anzupassende Datenpumpe in Caelum (der Umfang der Anpassungen der Datenpumpe ist abhängig von der Qualität der Bestandsdaten)

  • Mehr-Mandantenfähig der Applikation (und Datenbank)
    • Unterstützung von Mandanten mit zugeordneten Friedhöfen
    • Unterstützung von AnwenderInnen mit Berechtigungen auf die einzelnen Datenbereiche und Softwarefunktionen
    • Den Friedhöfen mit eigenem Bankkonto, eigenem Rechnungsnummernkreis und zugeordnete Tarifordnungen

Dokumentation

  • Dokumentation der Gräber
    • Normalisierte Abbildung von Gräbern in Form eine „Grabvertrags“, welchem „Physische Gräber“ (=Grabstellen) zugeordnet sind
    • Zuordnung von ein oder mehreren Physischen Gräbern zu einem Grabvertrag (entspricht der Abbildung von einem Grab mit einem oder mehreren Grabstellen)
    • Grabvertrag (=Grab) mit Grabrechtsinhaber und optional abweichender EmpfängerIn für elektronische/briefliche Post (Zustellberechtigter)
    • Definition von Eigenschaften zum Grabvertrag
    • Status eines Grabes (Planung, Aktiv, Aufgelassen, Abgetragen – nach Kundenwunsch konfigurierbar)
    • Zuordnung von Verstorbenen zu Grabverträgen
  • Dokumentation der Verstorbenen
    • Beerdigung
    • Letzter Wohnort, Beruf, etc.
    • Exhumierungen
    • Eigenschaften von Beerdigungen (links/mitte/rechts – über die Zuordnung zu einem Physischen Grab; tiefergelegt, Urne, etc.)

  • Dokumentation und Wartung von Gräbern
    • Unterstützung von gelbem und rotem Pickerl

Verrechnung

  • Abbildung der bestehenden Friedhofsordnung inklusive Tarifmodell
    • Trennung von Grabgebühren, Friedhofsbenützungsgebühren und Artikeln
    • zeitliche Abhängigkeit der Bepreisung der Leistungen für jährliche Tariferhöhungen
    • Tarifmodelle je Mandant

  • Rechnungen und Sammelrechnungen
    • eine Sammelrechnung enthält mehrere Rechnungen als Rechnungsposition
    • Hinterlegung einer externen Referenznummer für die Verrechnung mit Dritten (z.B. Holding Graz Bestattung)

  • Unterstützung von Ratenzahlung-Rechnungen
    • mit definierbaren Intervallen
    • inklusive der automatischen Erstellung des zugehörigen Ratenplans

  • Lastschrift-Mandat-Verwaltung und automatische SEPA-Lastschrift-Erstellung für (Ratenzahlung)-Rechnungen

  • Mahnwesen
    • mit unterschiedlichen Mahnstufen und einstellbaren Mahnkosten
    • mit Unterstützung der Verwaltung von Post-R-Etiketten (verwendete RNummer wird für jedes Mahnschreiben in der Datenbank vermerkt)

  • Automatische Zuordnung von Zahlungseingängen am Bankkonto (über ELBA XML-Datei) zu Gräbern

  • Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware (derzeit RS2 realisiert; BMD, RZL und andere möglich)
    • Standard-Datenübergabe in Form von Rechnungen (Forderungen) und Zahlungen
    • Zusätzliche Datenaufbereitung entsprechend der Vorgabe der Diözese GrazSeckau für ihre Buchhaltung RS2:
      • Je Zahlungseingang wird eine (Teil-)Rechnung in selber Betragshöhe am selben Datum benötigt – Caelum erfüllt dies durch einen softwaretechnischen Mechanismus zum automatischen Aufsplitten von Rechnungen für Ratenzahlung(en) und Teilzahlungseingänge

Dokumentenverwaltung und Erstellung

  • ein durchgängig elektronischer Dokumenten-Workflow mit Inbox / Outbox
    • QR-Code auf allen Druckdokumenten zur Identifikation (enthält Grabnummer und Dokumenten-ID)
    • QR-Code ermöglicht die eindeutige Zuordnung von eingescannten (unterschriebenen) Dokumenten zum Grab
    • Ablage aller Druckdokumente als PDF

  • Ausstellung von Grabzuweisungen für Begräbnis und Exhumierung

  • Erfassung von Grabbewegungen (Bestattung, Exhumierung, Umbettung)

  • Erfassung von beliebigen Anmerkungen und Dokumenten je Grab samt Zeitstempel

Auswertungen

  • Standard-Reports und Auswertungen

  • Kundenspezifische Reports und Auswertungen
    • anpassbar durch Crystal Reports Editor

Aussehen

  • Anpassbares Aussehen der Software (unterschiedliche Themes)
    • Farben und Schriftart sind für den Kunden konfigurierbar

Upgrade

  • bei einem Upgrade gehen keine Daten und angepasste Reports verloren